Gestão 101 Aprender a seguir o dinheiro – A crónica do ensino superior deve comprar Bitcoin

No entanto, é importante que todo administrador entenda os processos de orçamento e financiamento e os monitore com flexibilidade e sensibilidade. Os dias de "acadêmico" O presidente, que apresentou todas as tabelas a um funcionário e agiu como fiscalmente cego (e sem saber), desapareceu ou desapareceu rapidamente. Liderança e educação financeira andam de mãos dadas hoje. Você não pode programar o currículo, cronogramas ou agendas de pesquisa sem saber de onde vem o dinheiro para cada uma dessas coisas.

Estude o jargão e como usá-lo. O mundo dos orçamentos e Finanças oferece uma variedade de abreviaturas, códigos e qualidade Pentágono jargão, a menos que você é um professor de finanças, você vai ser misterioso, pelo menos inicialmente.


No entanto, não há como aprender tudo.

Bem, cerca de cinco anos na minha deanery, nomenclatura e códigos para o orçamento da minha própria faculdade são de segunda natureza. Duas vezes por semana conosco reunião orçamento, Eu uso termos como "16A fundos" e "Mensalidade diferenciada" e "Área total do AF19" – e realmente sabe o que eles significam.

Embora siglas e códigos variem de campus para campus, as funções básicas de orçamento e as justificativas não são. Cada palavra, cada expressão e cada código tem não apenas um significado específico, mas também uma aplicação específica. Por exemplo, alguns fundos só podem ser usados ​​para fins específicos. O dinheiro de um tipo de conta geralmente não pode ser excedido em outro.

Em uma posição sênior, você provavelmente terá alguma ajuda para aprender como e o que com seu orçamento específico. Como reitor, tenho a sorte de trabalhar com um diretor de faculdade e um diretor financeiro que, depois de anos de experiência, conhece todos os aspectos de todas as mesas que encontramos.

Como gerente de departamento, talvez você não tenha acesso fácil a profissionais de finanças. Portanto, encontre alguém para aconselhar você sobre o processo orçamentário, seja em seu departamento ou em outro lugar do campus. É importante. nossa reunião orçamento seria um exercício de tradução fracassado se eu não tivesse puxado as cordas sozinho. Não há substituto para a memorização, portanto, estudo. Acima de tudo, você não tem ego sobre o que você não conhece ou não entende.

Ligue os pontos; Sinta os motivos. Mesmo se você souber o nome, o significado e a finalidade de cada elemento de uma planilha, ainda poderá encontrar uma falha em sua unidade se não perceber como esses elementos interagem. Os orçamentos são um quebra-cabeça quadridimensional no tempo e no espaço. O que você gasta aqui é dinheiro que você não pode gastar lá; Um déficit na linha 37 da planilha 59 é uma possibilidade na linha 78 da planilha 12.

Custos típicos para muitos departamentos: trabalhadores estudantes. Como presidente, você sabe quanto paga por eles? Enquanto você quer ser justo, como essa taxa se compara com a de departamentos semelhantes? Você já verificou se algum deles? trabalhadores estudantes têm direito a fundos educacionais, bolsas de estudo ou doações para cobrir seus salários? Você pode acabar economizando dinheiro em sua preciosa e discreta criança simplesmente estabelecendo todas as outras maneiras de pagar trabalhadores estudantes.

O tempo é importante na gestão do orçamento. É improvável que sua renda familiar apareça como um grande depósito em uma conta no início do ano letivo. O fluxo e refluxo do dinheiro influencia suas decisões ao longo do ano.

Alguns fundos podem ser previsíveis – por exemplo, seu orçamento base fixo. Outros fundos podem flutuar amplamente, pois estão vinculados a uma variável, como as horas de crédito do semestre. Outras fontes de financiamento institucional só estarão disponíveis em circunstâncias especiais, por exemplo. Por exemplo, dinheiro para uma contraproposta para manter um membro do corpo docente ou contratar um cônjuge. O lobby e as alocações orçamentárias ainda estão vinculados.

Alguns fundos permanecem em sua conta de ano para ano; outros serão levados a zero pelo governo central no final do ano fiscal. E nestes tempos incertos, você não sabe quando os fundos que sua unidade recebe regularmente todos os anos serão removidos inesperadamente e permanentemente.

Confie, mas verifique. Um termo que os novos diretores devem saber é frio "Sob certificador." Basicamente, isso significa que, na sua função de administrador, você é responsável pelo que aceita no orçamento – até a ação judicial ou demissão.

Me assusta quantos administradores acadêmicos não sabem o suficiente sobre seu próprio orçamento para saber quando um erro ou mesmo uma fraude pode ocorrer. Ninguém é onisciente, mas se você é o líder da unidade, você pode ser responsabilizado "Error."

Portanto, nem sempre acredite no que você está lendo ou ouvindo – mesmo que seja apresentado em uma tabela concisa ou em um gráfico de pizza nítido. Por um lado, diferentes pacotes de software podem fornecer informações conflitantes. Ou, como gosto de dizer, não há dois painéis parecidos.

Verifique e volte a verificar. A melhor proteção é que você tenha pessoas confiáveis ​​que lhe sinalizem. Mas mesmo assim, certifique-se de conhecer os números. Redundância – com mais de um par de olhos para verificar os números do orçamento – é a melhor maneira de reduzir o risco.

Conheça os números com freqüência. O colégio que eu lidero é em uma grande universidade de pesquisa pública. Eu sou dedicado, sentado reunião orçamento duas a três vezes por semana. Além disso, temos, provavelmente, dezenas de reuniões de curta duração, de improviso para falar sobre dinheiro. Pelo menos metade dos e-mails que recebo todos os dias uma preocupação assunto interno – um membro da faculdade buscando mais financiamento da investigação, estava à procura de um departamento para recrutar um pesquisador para estimar o custo de um novo laboratório, um membro da equipe pedindo substituir um tripé de câmera.

Muitas vezes nós (pessoal, outros administradores, professores responsáveis ​​por diferentes programas) têm soluções encontramos sentar e olhar para os números para fazer perguntas – mesmo aqueles que pareciam óbvias para ter respostas – eo desenvolvimento de cenários alternativos.

Muitas vezes, a situação é feita por uma reconsideração ou revisão de uma questão de orçamento ou uma planilha para nada. A complexidade não pode ser superada por discussões superficiais. Trate orçamentos com o mesmo cuidado que você, através do preenchimento de um grande projeto de pesquisa ou ensinar a sua classe favorita, que é sabiamente e meticulosidade, mas também com a imaginação.

Para ser bem sucedido como um líder acadêmico, você tem que, sim, um contadores de feijão – uma precisão. Nunca perca de vista o fato de que as finanças são uma ferramenta importante para fazer o que você deve todos os dias e o foco noite inquieta: a promoção de humanos, projetos e idéias.

Se você quiser resolver problemas, então os números são um bom ponto de partida … e muitas vezes terminam. A mesma criatividade visionária que você pode usar em sala de aula e laboratório de encontrar na planilha de orçamento quando você paga, por que, onde, quando, com quem e como eles olham.