O melhor software de gerenciamento de documentos do Newsflow Bitcoin 2018 business.com

A mudança da tecnologia analógica para as tecnologias digitais afetou todas as áreas de negócios. A transição para o paperless não é mais notável do que no processo de gerenciamento de documentos e registros da empresa. No nível mais básico, os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) ajudam você a criar e gerenciar arquivos digitais em um local central, acessível a todos os membros de sua organização que precisam de acesso. Os melhores sistemas também ajudam você a digitalizar e carregar seus documentos em papel existentes para o sistema digital, para que sua empresa possa realmente entrar na era digital.

Esses sistemas não apenas examinam arquivos, como também otimizam o fluxo de trabalho de seus fluxos de trabalho.


Alguns sistemas oferecem ferramentas de colaboração integradas para aumentar a produtividade dos funcionários. Quase todos têm protocolos de segurança que garantem que sua documentação seja protegida contra hackers e outros intrometidos. Dependendo do tamanho e das capacidades técnicas da sua organização, os aplicativos do DMS podem ser baseados em nuvem ou hospedados localmente, e quase todos permitem que você armazene seus documentos na nuvem para acesso a qualquer hora, em qualquer lugar.

Nossa lista contém também gestão de activos Software e digital gestão de activos Software. Esses aplicativos são semelhantes às plataformas DMS porque arquivam e organizam ferramentas que rastreiam inventário, compras, ordens de serviço e assim por diante. para gerenciamento de ativos e imagens, vídeos e outras mídias para digital. gestão de activos. Melhor seleção

Ao avaliar as melhores plataformas DMS, primeiro examinamos o processo de instalação para ver como é difícil instalar e executar o software. Em seguida, avaliamos a complexidade de adicionar documentos e lidar com documentos já no sistema.

Os melhores sistemas DMS fornecem ferramentas intuitivas, fluxos de trabalho otimizados e procedimentos fáceis de aprender que facilitam a mudança para um escritório sem papel. Além disso, esses programas são flexíveis e oferecem uma variedade de opções de suporte técnico que os tornam uma opção sólida para qualquer tipo de negócio.

Muitas empresas que operam em setores regulamentados são obrigadas por lei a rastrear, manter e auditar documentos comerciais. Das aplicações de DMS em nossa lista, pouco mais da metade tem um sistema de controle de documentos que suporta boas práticas de manufatura ou exigências de conformidade impostas pelo HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA. Norma ISO 9000/9001. ,

É uma capacidade crítica que muitas empresas não podem prescindir. Se a sua organização precisa seguir certas regras, você e o fornecedor do software querem que você inclua esse recurso no pacote que você está considerando. Ferramentas: o controle de versão é crítico

Esses recursos são especialmente importantes quando várias pessoas no escritório têm acesso ao mesmo arquivo. Na maioria dos sistemas DMS, o controle de versão restringe o acesso a um arquivo específico a apenas um usuário por vez, forçando outros usuários a lê-lo como somente leitura até a conclusão. Em alguns sistemas, você pode definir uma notificação para avisar certos usuários quando um determinado arquivo é alterado. Integração: integração de CRM e ERP é rara

Se a sua empresa usa um aplicativo de CRM ou banco de dados ERP, limite sua pesquisa a soluções de DMS que se integram perfeitamente aos programas que você usa diariamente. Embora você possa usar um software que não está integrado ao seu programa CRM ou ERP, é possível usar software compatível para acessar, modificar, proteger e monitorar o software. arquivos digitais e documentos que são perfeitamente criados em seu programa CRM ou ERP, reduzindo a eficiência de seu escritório.

As soluções de DMS incluem ferramentas que permitem criar e gerenciar um escritório sem papel. Em vez de usar vários programas para gerenciar as diferentes fases de um fluxo de trabalho sem papel, esse software oferece todos os recursos necessários em uma única interface.

A maioria dos aplicativos DMS inclui ferramentas de imagem que se conectam ao seu scanner para converter documentos em papel em documentos arquivos digitais, Ele permite que você digitalize e importe documentos diretamente para um repositório central de documentos. Muitos pacotes de software incluem modelos de criação personalizáveis ​​e ferramentas relacionadas que formatam automaticamente os arquivos recém-digitalizados de acordo com os padrões de formatação. seu escritório ou atender aos padrões da indústria.

Além de digitalizar documentos em papel, muitos aplicativos DMS permitem que você importe a maioria dos tipos de documentos digitais: arquivos PDF, arquivos de processamento de texto, planilhas, arquivos de imagem e muitos outros formatos de arquivo. Depois que um documento é importado para o sistema, ele é armazenado em um repositório de dados que pode ser compartilhado com outras pessoas em seu escritório e, em muitos casos, por pessoas de fora. seu escritório.

Com os melhores pacotes DMS, você pode dar acesso individual a documentos específicos no repositório, conforme necessário. Muitos pacotes de software permitem que você armazene seus documentos na nuvem, para que qualquer pessoa com acesso a qualquer arquivo de qualquer lugar do mundo possa usar um navegador da Web e uma conexão com a Internet. Perguntas frequentes sobre software de gerenciamento de documentos & responder

O setor de gerenciamento de documentos é relativamente grande. No ano passado, as receitas do setor chegaram a US $ 6 bilhões. Além disso, é uma indústria em crescimento, com uma taxa de crescimento anual média (CAGR) de 1,1% de 2012 a 2017. No total, 1.821 empresas de gestão de documentos empregam mais de 58.000 pessoas.

Um setor específico está experimentando um rápido crescimento no campo da medicina. Hospitais, clínicas médicas e outros elementos do sistema de saúde, como laboratórios, estão implementando sistemas eletrônicos de saúde. Em 2016, esse segmento representou US $ 286,6 milhões do mercado de DMS. Espera-se que aumente em 15,5% para US $ 789,9 milhões até 2023.

A indústria também está em modo de consolidação. Talvez motivados pela concorrência do Google Drive, Dropbox e outros, os líderes do setor estão unindo forças ou assumindo responsabilidade uns pelos outros. Em 2016, a OpenText adquiriu a IBM Documentum, ambas líderes do setor. No curso da consolidação, a indústria permanece relativamente fragmentada.

O produto em si continua a evoluir e evoluir para integrar ferramentas colaborativas e elementos de gerenciamento de projetos. À medida que essa integração melhora, os aplicativos DMS tornam-se menos um repositório central para armazenar e digitalizar documentos (embora ainda sejam) e mais uma maneira de compartilhar e trabalhar com arquivos. outros membros da organização. Portais de clientes são ainda integrados para que seus clientes possam acessar seus documentos, o que pode melhorar significativamente a satisfação do cliente. mapa